Entrar no painel
Abra operacao.espacoferraz.com.br, digite seu nome e senha e clique em Entrar.
O painel guarda o login por 15 dias nesse navegador, então não precisa repetir todo dia.
Agendamento
Registra uma consulta, seja presencial, retorno, online, por plano.
→Passo a passo
- No painel, clique em Agendamento;
- Digite o nome do paciente e selecione na lista. Se ainda não está cadastrado, vai aparecer um botão + Cadastrar como novo paciente, clique, preencha nome e telefone, salve e o paciente vai vir auto-selecionado;
- Data do agendamento já vem com a data de hoje (quando você marcou a consulta).
Data da consulta é quando ela vai acontecer; - Caso tenha feito login como consultora, o campo já irá vir preenchido. Se não, aparecerá para selecionar;
- Escolha o tipo de atendimento (Presencial, Online, Retorno…);
- Escolha o tipo de consulta (define o valor da reserva automaticamente);
- Escolha o local da consulta;
- Em Reserva:
- Reserva paga: paciente pagou agora. Vão aparecer os campos de valor e forma de pagamento (se Crédito parcelado, preencha as parcelas)
- Aguardando: vai pagar depois. Só sinaliza o status
- Deixe em branco se não há cobrança de reserva
- Clique em Registrar consulta;
iO que o sistema faz sozinho
- Gera o ID da consulta (CS0001, CS0002…);
- Pré-preenche o valor da reserva a partir do tipo de consulta escolhido;
- Se marcar Reserva paga, lança automático no Controle de Entrada
(não precisa lançar entrada à parte); - Se for Crédito parcelado, gera as parcelas futuras na aba Parcelas Cartão.
Fechamento Cirurgia
Quando a cirurgia é fechada. Lançamento cadastral e financeiro.
→Passo a passo
- No painel, clique em Fechamento Cirurgia;
- Selecione o paciente. A consultora irá preencher automático, se já tenha cadastrado. Caso contrário, aparecerá para preencher manualmente;
- Preencha o valor total da cirurgia;
- Preencha o valor da reserva (parte já paga). Se for zero, pode deixar em branco;
- Se tem reserva, vai aparecer o bloco "Forma de pagamento da reserva":
- Escolha a forma (Pix, Dinheiro, Débito, Crédito…)
- Se for Crédito parcelado, preencha o número de parcelas
- Para dividir em 2 formas (ex: metade Pix, metade Crédito):
clique em + Dividir em 2 formas de pagamento
- Confira a data de fechamento (vem por padrão a data do cadastro) e preencha a data prevista da cirurgia (caso ainda não tenha, deixar em branco);
- Em Status, deixe selecionado Fechada (caso seja) ou marque Aguardando reserva se ainda não recebeu o valor;
- Clique em Registrar fechamento;
iO que o sistema faz sozinho
- Gera o ID da cirurgia (C0001, C0002…);
- Liga ao ID do paciente;
- Se tem reserva → lança automático no Controle de Entrada com tipo "Cirurgia";
- Se reserva foi Crédito parcelado → gera as parcelas futuras no cartão;
- Recalcula o Painel Central com o saldo em aberto.
Não edite direto na planilha, o sistema sincroniza Agenda + Calendar.
Agenda Cirúrgica
Marca a data e horário da cirurgia no Google Calendar e sincroniza
o calendário cirúrgico para disponibilizar a equipe.
→Passo a passo
- No painel, clique em Agenda Cirúrgica;
- Digite e selecione o paciente. Se não está cadastrado, use o botão + Cadastrar como novo paciente, abre modal para cadastrar sem sair da tela;
- Escolha a data e o horário;
- Selecione o hospital;
- Selecione o procedimento. Se for um procedimento novo, clique em + Cadastrar novo procedimento;
- Escolha o convênio (Particular pré-selecionado) e o médico (Dr. Ferraz pré-selecionado);
- O telefone aparece preenchido do cadastro.
Se mudou, atualize por aqui, vai atualizar no cadastro também; - Use Descrição para detalhes técnicos e Observações para avisos a equipe;
- A caixa "Colocar na agenda do Google Calendar" vem marcada por padrão. As pessoas listadas
embaixo recebem o convite por e-mail, desmarque caso deseje retirar da agenda de algum dos; - Clique em Agendar cirurgia.
iO que o sistema faz sozinho
- Gera o ID do agendamento (CG0001, CG0002…) e vincula ao paciente;
- Salva o agendamento na planilha (aba Agenda Cirúrgica) com todos os dados preenchidos;
- Cria o evento no Google Calendar com título "Paciente | Procedimento";
- Preenche o local do evento com o endereço completo do hospital (vem do cadastro);
- Manda o convite por e-mail para as pessoas marcadas (assistente, enfermeira, médico, etc.);
- Guarda na planilha o link do evento do Calendar, para sincronizar futuras edições.
Venda de Produto
Vendas de produtos do estoque.
→Passo a passo
- No painel, clique em Venda de Produto;
- Selecione o paciente;
- Escolha o produto. O valor já vem preenchido, troque caso necessário;
- Se for produto com numeração (ex: P, M, G), preencha;
- Escolha a forma de pagamento;
- Se for Crédito parcelado, preencha as parcelas;
- Para dividir em 2 formas, clique em + Dividir em 2 formas de pagamento e preencha cada uma;
- Clique em Registrar venda.
iO que o sistema faz sozinho
- Gera o ID do produto (PR0001…);
- Lança no Controle de Entrada (uma linha por forma de pagamento);
- Crédito parcelado → gera as parcelas futuras na aba Parcelas Cartão (mês +1, +2, +3…).
Venda de Protocolo
Protocolos de emagrecimento e acompanhamento clínico.
→Passo a passo
- No painel, clique em Venda de Protocolo;
- Selecione paciente e protocolo;
- Confirme o valor (vem do que já foi cadastrado);
- Escolha a forma de pagamento. Se Crédito parcelado, preencha as parcelas;
- Pode dividir em 2 formas de pagamento também;
- Se for emitir nota fiscal, marque Sim em "Emitir NF;
- Clique em Registrar venda.
iO que o sistema faz sozinho
- Lança no Controle de Entrada com tipo "Protocolo";
- Crédito parcelado → gera as parcelas futuras na aba Parcelas Cartão;
- Marca se houve emissão de NF (pro relatório fiscal).
Aplicações Mounjaro
Registra cada aplicação feita no consultório, para rastrear o uso por paciente e o lote do medicamento.
→Passo a passo
- No painel, clique em Aplicações Mounjaro;
- Selecione o paciente;
- Preencha a quantidade, só o número, ex: 7 (vai virar "7 UI" na planilha);
- Preencha o lote da caneta;
- Clique em Registrar aplicação.
iO que o sistema faz sozinho
- Adiciona o sufixo "UI" automático na quantidade (digita "7" → salva "7 UI");
- Carimba a data e hora da aplicação;
- Registra qual operadora fez o lançamento.
Entradas
Para lançar dinheiro que entrou: paciente pagando o saldo de uma cirurgia, parcela em dia, recebimento avulso.
→Passo a passo
- No painel, clique em Entradas;
- Selecione o paciente:
- Se ele tem 1 cirurgia em aberto → vai aparecer auto-vinculada
- Se tem várias → você escolhe qual cirurgia esse pagamento está quitando
- Se for receita avulsa (sem vincular a cirurgia/consulta), deixe a vinculação vazia
- Preencha o valor pago e a data;
- Escolha a forma de pagamento. Se Crédito, vai aparecer o campo de parcelas;
- Clique em Registrar entrada;
iO que o sistema faz sozinho
- Lança na aba Controle de Entrada;
- Vincula ao paciente (P) e à cirurgia/consulta/produto que você escolheu;
- Categoriza pelo prefixo do ID: C → Cirurgia, CS → Consulta, PR → Produto;
- Crédito parcelado → gera parcelas futuras no cartão;
- Atualiza o saldo em aberto no Painel Central.
Saídas
Para lançar qualquer despesa: aluguel, material, salário, conta de luz, etc.
→Passo a passo
- No painel, clique em Saídas;
- Preencha a data (hoje pré-selecionada);
- Clique no campo Subcategoria, abre a lista com as 34 opções:
- Pode clicar para ver tudo e rolar
- Ou digitar para buscar (ex: "manut" mostra "Manutenção e Conservação")
- Preencha a descrição (livre, ex: "Aluguel mês 06");
- Preencha o valor;
- Escolha a forma de pagamento. Se Crédito parcelado, preencha as parcelas;
- Clique em Registrar saída;
(isso garante que os relatórios fiquem consistentes.)
Painel Central
O painel central mostra cada cirurgia e consulta, valores em aberto e status.
É daqui que se edita e cancela cirurgias ou consultas.
→Como usar
- No painel, clique em Painel Central;
- Tem 2 abas no topo: Cirurgias e Consultas;
- Em Cirurgias: filtra por período, status e conseguem buscar pacientes por nome ou ID;
- Em Consultas: filtra por período e status de pagamento da reserva;
- Para editar ou cancelar, use os ícones na coluna Ações (✏️ e 🗑️);
→Editar cirurgia (ícone ✏️)
Abre um modal dividido em 2 partes:
- Fechamento (financeiro): valor total, valor da reserva, status, data do fechamento;
- Reagendar (agenda + Calendar): data prevista da cirurgia, horário, hospital, procedimento.
Quando muda algo do bloco "Reagendar", o sistema atualiza a Agenda Cirúrgica
e move/atualiza o evento no Google Calendar automaticamente.
→Cancelar cirurgia (ícone 🗑️)
Confirma a pergunta. O sistema:
- Marca o Fechamento como Cancelada;
- Marca a Agenda Cirúrgica como Cancelada;
- Exclui o evento no Google Calendar.
NÃO mexe na reserva já paga, fica como receita (não é reembolso automático).
→Editar / cancelar consulta
- Aba Consultas também tem ✏️ e 🗑️;
- ✏️: edita data, consultora, tipo de atendimento;
- 🗑️: marca a consulta como Cancelada.
Ajuda
Configurações + dicasConfigurações (botão da engrenagem)
Edita as listas que aparecem nos formulários: médicos, hospitais, procedimentos,
produtos, protocolos, tipos de consulta, tipos de atendimento.
→Como usar
- No canto superior direito do painel, clique no ícone de engrenagem;
- Irá abrir um modal com as abas: Médicos, Hospitais, Procedimentos,
Produtos, Serviços, Tipos de consulta, Tipos de atendimento; - Clique na aba que quer editar;
- Adicione um item novo digitando no campo "Adicionar novo item" e clicando em +;
- Para remover um item, clique no × ao lado dele.
Para ver na hora, abra uma janela anônima.
Para adicionar de novo, basta digitar exatamente o mesmo nome.
Boas Práticas
Coisas que valem para todas as telas.
!Pequenas atitudes que economizam tempo
- Sempre selecione o paciente pela lista (autocomplete) em vez de só digitar.
Garante que vai grudar no cadastro; - Aproveite os valores pré-preenchidos (data, médico, valor do produto/consulta),
só mude se for realmente diferente; - Errou em cirurgia/consulta? Vai no Painel Central e edita pelo ícone ✏️. Errou em entrada/saída avulsa? Avisa a Patricia Ferraz para corrigir;
- Mudou alguma coisa em configurações (engrenagem)? A alteração aparece em até 5 minutos. Para ver na hora, atualize o cachê ou abra janela anônima.
- Dados financeiros: o sistema pode bagunçar saldos e relatórios;
- Datas de cirurgia: o Google Calendar não vai sincronizar;
- Status de cancelado: pode quebrar o cruzamento de pagamentos.
?Se algo der errado
- Toast vermelho de erro → leia a mensagem. Se for "não encontrada",
pode ser ID errado ou paciente sem cadastro; - Nada aparece após preencher → talvez problema de conexão.
Recarregue (Cmd+Shift+R) e tente de novo; - Botão "Registrar" não funciona → confirme que todos os campos
obrigatórios (com *) estão preenchidos; - Persistir o erro → avise a Patricia Ferraz com print da tela e do toast de erro.
Painéis
Gestão + consultoraPainel Comercial | Gestão
Painel separado, em gestao.espacoferraz.com.br. Acompanha as metas e a bonificação do time de vendas.
→O topo do painel
- Seletor de mês/ano: escolhe qual mês você está olhando.
Cada mês tem suas próprias metas e números; - Atualizar (com a hora): força a leitura mais recente da planilha.
Sozinho, o painel já sincroniza a cada 60 segundos; - Previsibilidade: abre a tela de receita prevista
(consultas e cirurgias já agendadas para frente); - Configurar metas (engrenagem): abre a tela de configuração (explicada logo abaixo).
iOs blocos do painel
- Progresso meta | Cirurgias: mostra o faturamento de cirurgia nos 3 níveis (Mínima Ideal Superada) e um donut com o ticket médio de cirurgia em relação à meta atual;
- Bonificação do time: a projeção real do mês. Tem o filtro Time / por vendedora, o valor total, o nível atingido e o detalhamento por categoria (consultas, cirurgias, produtos, protocolo, bônus e metas extras);
- Vendas por categoria: quanto já foi vendido em cada categoria no mês: consultas, cirurgias, produtos, protocolo de emagrecimento e aplicações (quantidade e faturamento);
- Por vendedora: o faturamento e a bonificação individuais de cada vendedora, com o detalhamento por categoria de cada uma;
- Simulador: digite valores hipotéticos do mês e veja na hora quanto seria a bonificação e qual nível de meta seria atingido.
→Outras telas
- Previsibilidade: receita prevista a partir de hoje,
com base nas consultas e cirurgias já agendadas; - Tela individual da vendedora: cada vendedora tem um link próprio que
abre só os dados dela (faturamento, bonificação e PDI).
É diferente da engrenagem de Configurações do painel de operação
(que edita as listas de médicos, hospitais, produtos, etc.).
→Configurar metas (engrenagem)
- Configuração do mês: escolha o mês/ano no topo.
Cada mês guarda a sua própria configuração; - Vendedoras ativas: cadastre o nome (precisa ser igual ao da planilha), uma senha opcional e gere o link individual de cada uma (botões Copiar / Novo link / Remover);
- PDI por vendedora: a gestão define os pontos e as tarefas de desenvolvimento de cada vendedora;
- Metas de Cirurgia: os 3 níveis (Mínima, Ideal, Superada). Cada um exige um faturamento de cirurgia e um ticket médio mínimo;
- Percentuais de bonificação: o % de cirurgia por nível, o % de consulta, produto e protocolo, o bônus por protocolo fechado e o valor da meta extra por vendedora;
- Preços de consulta: o valor cobrado em cada tipo de consulta (padrão, acompanhamento, hospitalar, domiciliar, online, laudo PCD e INSS);
- Metas extras do mês: descreva cada meta combinada e marque quando for atingida. Cada meta atingida paga um valor fixo por vendedora;
- Clique em Salvar configuração do mês.
iO que o sistema faz com isso
- Recalcula todos os blocos do painel daquele mês com as metas e percentuais novos;
- Guarda a configuração separada por mês: mudar junho não altera maio;
- Gera o link individual de cada vendedora; "Novo link" invalida o antigo (use se ela perder o acesso).
Para um novo mês, configure de novo (ou ajuste o que mudou).
Painel Comercial | Consultora
A tela individual de cada consultora, aberta pelo link próprio dela.
Mostra só os números e a bonificação dela, ninguém vê os dados das colegas.
→Como a consultora acessa
- Cada consultora tem um link próprio gerado na configuração de metas (ex: gestao.espacoferraz.com.br/v/85VuYkCnpuzd);
- Pode ter uma senha opcional. Sem senha, o link abre direto;
- Mostra só os dados dela, não vê os das colegas nem o total do time.
iO que ela vê na tela
- Bonificação prevista: quanto ela ganharia se o time atingir o próximo nível de meta, e a comissão atual;
- Sua bonificação por categoria: consultas, cirurgias, produtos, protocolo e bônus, com o valor de cada;
- Simulador: ela escolhe qual meta o time bateu e digita seus valores para ver a bonificação prevista;
- PDI: o Plano de Desenvolvimento Individual, com os pontos e tarefas que a gestão definiu para ela.
Consulta, produto, protocolo e aplicação são sempre pagos.
POPs e Rotinas
Processos da clínicaPOPs e Rotinas
Sistema separado, em poperotinas.espacoferraz.com.br.
Reúne os processos, as rotinas e a jornada do paciente da clínica.
→O que é
Um portal de consulta com tudo o que a equipe precisa seguir no dia a dia. Tem três áreas, em abas no topo:
- Rotinas: as rotinas e tarefas recorrentes de cada função;
- POPs: os Procedimentos Operacionais Padrão, o passo a passo de cada processo;
- Jornada do paciente: as etapas que o paciente percorre, do primeiro contato ao pós.
→Como acessar
- Abra poperotinas.espacoferraz.com.br;
- Escolha a aba no topo: Rotinas POPs Jornada do paciente.